VISUAL SCENIC TECH S.A.
1. Introducción:
La Compañía VISUAL SCENIC TECH S.A., a quien para efectos del presente instrumento se lo denominará simplemente como “VISUAL SCENIC”, respeta la privacidad de sus trabajadores, proveedores, clientes y otros titulares vinculados a VISUAL SCENIC: y, se compromete a proteger la información personal recolectada en el marco del ejercicio de sus actividades empresariales. La presente Política de Protección de Datos Personales establece las prácticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la normativa ecuatoriana en materia de protección de datos personales. Esta Política se aplica a todos los Datos Personales obtenidos, tratados y transferidos por VISUAL SCENIC, de manera digital o física.
En cumplimiento del artículo 47, numeral 4 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante “LOPDP”), referente a la obligación de implementar políticas de protección de datos personales, VISUAL SCENIC emite esta Política aplicable a la organización y a todas las Bases de Datos y/o Documentación, sea está física o digital, que contengan Datos Personales y que sean objeto de tratamiento por parte de VISUAL SCENIC para determinar el modo de obtención, tratamiento, finalidades y posibles transferencias en relación a los datos personales de, trabajadores, proveedores, clientes y otros titulares, con quien VISUAL SCENIC tenga una relación.
3. Definiciones:
Para entender la presente política se deberán tomar en cuenta las siguientes definiciones:
La presente política se basa en los principios básicos de la protección de datos personales en el Ecuador conforme lo establece la Constitución de la República, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, el Reglamento General a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normas conexas. VISUAL SCENIC se obliga a aplicar los siguientes principios:
i. Juridicidad: los datos personales serán tratados con estricto apego y cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones establecidas en la Constitución, los instrumentos internacionales, la LOPDP, su Reglamento, la presente Política y la demás normativa y jurisprudencia aplicable.
ii. Lealtad: el tratamiento de datos personales se realizará de modo leal y nunca podrán ser tratados a través de medios o para fines, ilícitos o desleales.
iii. Transparencia: el tratamiento de los datos personales será de modo transparente por lo que toda información o comunicación relativa a este tratamiento será accesible y fácil de entender y utilizará un lenguaje sencillo y claro.
iv. Finalidad: las finalidades del tratamiento serán determinadas, explícitas, legítimas y comunicadas al titular.
v. Pertinencia y minimización de datos personales: los datos personales deberán ser pertinentes y estar limitados a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.
vi. Proporcionalidad del tratamiento: el tratamiento debe ser adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo con relación a las finalidades.
vii. Confidencialidad: el tratamiento de datos personales se realizará de modo confidencial.
viii. Calidad y exactitud: los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de VISUAL SCENIC serán exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros; y, de ser el caso, debidamente actualizados; de tal forma que no se altere su veracidad en la medida que las medidas técnicas y organizativas lo permitan.
ix. Conservación: los datos personales serán conservados durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento o por mandato legal. VISUAL SCENIC establecerá plazos y procedimientos para la supresión o eliminación conforme a lo determinado en la LOPDP.
x. Seguridad de datos personales: VISUAL SCENIC realizará todas las actividades necesarias para implementar las medidas de seguridad adecuadas, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales, frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.
xi. Responsabilidad proactiva y demostrada: VISUAL SCENIC implementará mecanismos para la protección de datos personales cumpliendo los principios, derechos y obligaciones establecidos en la LOPDP, para lo cual estará a las mejores prácticas de la materia y buscando la eficiencia en sus medidas adoptadas.
VISUAL SCENIC podrá encargar el tratamiento de los datos personales a empleados directos, así como a proveedores externos únicamente para los fines para los cuales fueron obtenidos dichos datos y con las limitaciones y estipulaciones que manda la Ley y la normativa vinculante en la materia.
Todos los encargados del tratamiento de datos personales suscribirán acuerdos de confidencialidad y manejo adecuado de los datos personales, incluyendo una cláusula penal y la posibilidad de repetir en contra de ellos por incumplimiento de sus obligaciones referentes al tratamiento de datos personales. Los Encargados, sean internos o externos, serán directamente responsables por las actividades de tratamiento a título individual, por lo que deberán garantizar un nivel de protección adecuado al tratamiento de los datos, considerando su naturaleza, volumen y posibles riesgos, amenazas y vulnerabilidades, y las demás consideraciones establecidas en el marco legal. VISUAL SCENIC notificará en caso de incumplimiento a las autoridades civiles, administrativas y penales para la investigación correspondiente. En caso de que el incumplimiento sea de un trabajador de VISUAL SCENIC se aplicarán las sanciones internas, civiles y laborales respectivas.
Una vez terminado el tratamiento de los datos para los que fueron delegados, los encargados tienen la obligación de eliminar o devolver los datos que tengan en su posesión sin excepción alguna.
Todos los encargados del tratamiento de datos declaran conocer su obligación de permitir cualquier auditoría o investigación de parte del Responsable o de la Autoridad en cualquier momento.
VISUAL SCENIC en cumplimiento del principio de seguridad de datos personales y de los artículos 37, 39, 40 y 41 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, relativos a la seguridad de los datos personales, así como el Reglamento a la LOPDP, ha implementado e implementará todas las medidas técnicas, organizativas, jurídicas e informáticas para proteger los Datos Personales que recolecta y trata según un análisis de riesgos, amenazas y vulnerabilidades, teniendo en cuenta la naturaleza y volumen de los datos personales objeto del tratamiento. Esto lo hará en sus procesos por diseño y por defecto, utilizando sistemas de seguridad de la información en el ámbito digital y físico, con sus propios medios o por medio de proveedores especializados. Lo mismo se aplicará a los Encargados del tratamiento de datos, en el marco del encargo dado por el Responsable. Se realizarán las evaluaciones de impacto sobre el tratamiento e implementarán medidas de seguridad desde el diseño y por defecto, y se solicitará que los encargados mantengan un nivel óptimo y adecuado de la seguridad de la información.
En adición a la presente política y de modo complementario, VISUAL SCENIC en estricto cumplimiento de la LOPDP, su reglamento y las buenas prácticas en materia de protección de datos personales, mantiene una política de videovigilancia para que todos los usuarios y visitantes de las instalaciones tengan conocimiento de cómo serán tratados sus datos personales recolectados por el sistema de videovigilancia con la finalidad de seguridad. La política establece el modo de la gestión del Circuito Cerrado de Televisión (CCTV) en sus instalaciones en relación con la protección de datos personales.
VISUAL SCENIC dentro de sus procesos se encarga de recolectar datos de clientes, trabajadores, prospectos de proveedores, proveedores, familiares de trabajadores, visitantes de sus instalaciones y demás personas que mantenga una relación con VISUAL SCENIC. Los datos personales se recolectan a través de distintos medios ya sean digitales o físicos siempre en un marco de transparencia y tratamiento legítimo y buscando el libre consentimiento del titular en todos los casos que se requiera, con finalidades informadas, específicas, comunicadas de modo transparente y cumpliendo lo dispuesto en la LOPDP y normativa vinculante. En específico, los datos podrán obtenerse y tratarse siempre y cuando exista una de las siguientes bases legitimadoras:
Los datos que se obtienen y tratan podrán ser, sin limitarse a: nombres, fechas de nacimiento, números de teléfono, direcciones, correos electrónicos, sexo, género, edad, condiciones médicas, imagen personal, estados y movimientos financieros, información relativa a discapacidades entre otros, en el marco de relaciones de prestación del servicio y conexas; en aplicación del principio de minimización, limitándose a lo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento. Cada obtención y tratamiento de datos personales se realiza con estricto apego a lo dispuesto en la LOPDP y se garantizan los derechos de los titulares.
Los fines del tratamiento de datos personales por parte de VISUAL SCENIC se establecerán en cada contrato o documento que soporte la entrega u obtención de dichos datos. Estos fines serán debidamente informados a los titulares y se verificará en todos los casos el cumplimiento de la normativa relacionada. Las finalidades del tratamiento de datos serán distintas dependiendo de la relación entre VISUAL SCENIC y el Titular, y podrán, entre otros y sin limitarse a, ser los siguientes: procesos de contratación, emisión de firma electrónica, prestación de servicios de mailing, notificaciones vía correo electrónico y SMS, y relación contractual de naturaleza civil y/o laboral. Los titulares nunca serán objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas, y VISUAL SCENIC se compromete a tratar sus datos con estricto cumplimiento de la LOPDP, su Reglamento General y demás normas vinculantes.
El tratamiento que se le da a los datos personales en el marco de esta política incluye pero no se limita a su obtención, compilación, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales. Las actividades de tratamiento se harán de conformidad a los fines específicos para los cuales fueron obtenidos dichos datos personales y nunca podrán ser utilizados para otros de manera unilateral.
Las transferencias de Datos Personales que realice VISUAL SCENIC serán únicamente para cumplir las finalidades específicas para las cuales el titular otorgó su consentimiento o para el cumplimiento de la obligación legal o contractual con las consideraciones establecidas en el artículo 33 de la LOPDP. En caso de requerirlo y contar con el consentimiento del titular, VISUAL SCENIC transferirá a terceros únicamente la información necesaria para el cumplimiento de las finalidades para las cuales se otorgó consentimiento, garantizando un nivel de protección adecuado a los datos personales. Además, suscribirá contratos que incluyan cláusulas de confidencialidad y manejo adecuado de datos personales para garantizar un sistema adecuado de protección de datos.
En el caso de realizarse transferencias internacionales, VISUAL SCENIC velará porque se garanticen los derechos de los titulares, para el efecto, cumplirá con las disposiciones normativas constantes en la Ley y el Reglamento de la materia.
12. Conservación de los datos:
Los datos personales tendrán distintos plazos de conservación dependiendo del tipo de relación entre el Responsable y el Titular. Este plazo de conservación siempre tendrá relación con las finalidades para las cuales se recogieron y con la justificación de su tratamiento. En las relaciones de carácter contractual se mantendrán los datos personales durante toda la relación contractual y por un plazo posterior, de conformidad con la normativa aplicable, en particular con relación a los plazos de prescripción de acciones. Una vez concluido el plazo de conservación VISUAL SCENIC procederá a la eliminación, pseudonimización o anonimización de los datos personales.
13. Datos de categoría especial, de menores y de salud:
VISUAL SCENIC por el giro de negocio no tratará datos de sensibles que puedan dar origen a discriminación o atenten contra derecho fundamentales del titular. En los casos de datos de categoría especial, como los datos relativos a salud, discapacidades o niños, niñas y adolescentes, VISUAL SCENIC obtendrá únicamente los datos indispensables para gestionar la relación con el titular, y los tratará de conformidad con el artículo 26 de la LOPDP, velando por los intereses de los titulares y asegurando el respeto a sus derechos fundamentales.
VISUAL SCENIC únicamente conocerá datos relativos a la salud, y/o datos de personas con discapacidad y de sus sustitutos, de modo estrictamente confidencial para poder atender el derecho superior del titular, incluyendo adecuar sus instalaciones para hacerlas más accesibles, atender necesidades especiales, tener las precauciones necesarias entendiendo los riesgos posibles a la salud de sus empleados y cumplir con la normativa en materia laborales vigente.
14. Derechos de los titulares:
VISUAL SCENIC garantiza el cumplimiento de los derechos garantizados a los titulares de datos personales en la LOPDP, para ello mantiene procedimientos internos adecuados para la recepción, análisis y resolución de los requerimientos de los titulares, así como un permanente control que permita verificar el cumplimiento de sus derechos, en relación a los Derechos de Acceso, Rectificación y Actualización, Eliminación, Oposición y Portabilidad, y demás, para ello se tomarán en cuenta las siguientes estipulaciones:
i. Derecho de Acceso: el o los titulares de datos personales, o sus representantes legales, cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de VISUAL SCENIC tienen derecho a conocer y a obtener, gratuitamente todos sus datos personales y los detalles del tratamiento de dichos datos, sin necesidad de presentar justificación alguna. VISUAL SCENIC pone a su disposición el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)” y garantiza que una vez recibido dicho formulario será atendido dentro del plazo de quince (15) días, siempre y cuando se encuentre toda la información necesaria o sea aclarada la solicitud.
ii. Derecho de rectificación y actualización: el o los titulares de datos personales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de VISUAL SCENIC, o sus representantes legales, tienen derecho a la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos. Para el ejercicio de este derecho VISUAL SCENIC pone a su disposición el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)”, que contiene un campo donde el o los titulares deberán presentar los justificativos de su solicitud. VISUAL SCENIC garantiza una respuesta dentro en un plazo de quince (15) días.
iii. Derecho de eliminación: los datos personales podrán ser eliminados, a petición del titular o titulares en los casos establecidos en la LOPDP, para ello VISUAL SCENIC pone a disposición de los titulares el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)” y garantiza una respuesta a estas solicitudes en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular.
iv. Derecho de oposición: el o los titulares de datos personales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de VISUAL SCENIC tienen derecho a oponerse al tratamiento de sus datos en los casos establecidos en la LOPDP, para ello VISUAL SCENIC pone a disposición de los titulares el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)” y garantiza una respuesta a estas solicitudes en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular.
v. Derecho de portabilidad: el o los titulares de datos personales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de VISUAL SCENIC tienen derecho a recibir sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características; o, mediante expresa solicitud del titular, a transferir a otro nuevo responsable del tratamiento de datos cuando fuera técnicamente posible, siempre y cuando se cumpla una de las condiciones establecidas en la Ley. Para ello VISUAL SCENIC pone a disposición de los titulares el Formulario de solicitud del Derecho a la Portabilidad.
vi. Derecho a la suspensión del tratamiento: el o los titulares de datos personales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de VISUAL SCENIC tienen derecho a obtener del responsable del tratamiento la suspensión del tratamiento de los datos, cuando: se impugne la exactitud de los datos personales, mientras el responsable de tratamiento verifica la exactitud de los mismos; el tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso; el responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; y, cuando el interesado se haya opuesto al tratamiento en virtud del artículo 31 de la LOPDP, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado. Para ello VISUAL SCENIC pone a disposición de los titulares el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)” y garantiza una respuesta a estas solicitudes en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular.
vii. Derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas: el o los titulares de datos personales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de VISUAL SCENIC tienen derecho a no ser sometidos a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en él o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales. Para ello VISUAL SCENIC pone a disposición de los titulares el “Formulario para el ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO)” y garantiza una respuesta a estas solicitudes en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular.
viii. Revocatoria de consentimiento: en caso de otorgarse el consentimiento para el tratamiento de los datos personales, la decisión de revocarlo será mediante el proceso establecido por VISUAL SCENIC.
Los formularios para los ejercicios de los derechos se pueden encontrar en la página web.
El ejercicio de los derechos estará sujeto a un análisis por parte de VISUAL SCENIC, para determinar si la solicitud de ejercicio de derechos es procedente o no, de lo cual se comunicará al titular en los términos y formas previstas en la Ley y su Reglamento.
15. Transferencia Internacional de Datos Personales
En caso de transferencia internacional de datos, VISUAL SCENIC se cerciorará que sea efectuada a jurisdicciones que tutelen la protección y privacidad de datos personales. VISUAL SCENIC no comunicará dichos datos a terceros, salvo cuando sea necesario para gestionar los procesos y servicios de VISUAL SCENIC. En particular, sólo tendrán acceso a los datos personales aquellos terceros a los que VISUAL SCENIC haya encomendado una prestación de servicios. Asimismo, VISUAL SCENIC podrá comunicar sus datos a sucursales y filiales, e igualmente para efectos de almacenar información en bases de datos locales y/o extranjeras.
En caso de que se tenga que realizar transferencias de datos a terceros países que pueden estar localizados en jurisdicciones que no necesariamente comprenden los mismos estándares de protección que Ecuador, VISUAL SCENIC adoptará las medidas adecuadas para garantizar una protección adecuada a los datos personales de acuerdo con la LOPDP.
Los destinatarios estarán sujetos a las mismas obligaciones y medidas de seguridad, técnicas y legales descritas en la LOPDP, normativa secundaria y resoluciones emitidas por la Autoridad de Protección de Datos
VISUAL SCENIC implementa todas las medidas técnicas, organizativas y de cualquier otra índole para minimizar los riesgos, amenazas y vulnerabilidades; será especialmente diligente en el mantenimiento de la seguridad de su información propia y de sus encargados y controlará que, en todos los procesos, desde el diseño, origen y por defecto, tenga un nivel adecuado de protección. En el caso de que VISUAL SCENIC detecte una vulneración a la seguridad de su información que pueda conllevar un riesgo a los derechos fundamentales y libertades individuales de los titulares, activará el protocolo establecido previamente para el efecto y realizará una notificación a cada uno de los titulares y a las autoridades de control correspondientes, considerando lo establecido en el artículo 46 de la LOPDP.
Se considera que existe un riesgo a los derechos fundamentales y libertades individuales de los titulares, en los siguientes casos:
i. Cuando los datos fueron destruidos, ya no existen o no están disponibles de una forma que sea de utilidad para el responsable del tratamiento;
ii. Cuando los datos personales han sido alterados, corrompidos o dejan de estar completos;
iii. Cuando el responsable del tratamiento ha perdido el control o el acceso a los datos, o ya no obran en su poder; o,
iv. Cuando el tratamiento no ha sido autorizado o es ilícito, lo cual incluye la divulgación de datos personales o el acceso por parte de destinatarios que no están autorizados a recibir o acceder a los datos o cualquier otra forma de tratamiento que se ejecuta contrariando las disposiciones de la Ley.
Esta política podrá actualizarse en cualquier momento. Así mismo, en virtud del artículo 76 de la LOPDP esta política podrá ser modificada una vez que la Autoridad de Protección de Datos emita las directrices para el diseño y contenido de la política de tratamiento de datos personales.
Para la solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos aquí plasmados o reclamación sobre el tratamiento de datos personales, los Titulares podrán comunicarse a los siguientes datos de contacto: